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Migliorare la qualità della vita migliorando la produttività

produttività
Vi capita di pensare di avere troppe cose da fare, e che il tempo sia troppo poco per fare tutto? Avete  la sensazione di avere sempre le cose in sospeso, che gli impegni presi, con voi stessi e con gli altri, siano gestiti in modo inadeguato e approssimativo?

Se è così, questo post potrà esservi utile.

La gestione del tempo, e la produttività che ne deriva, migliora l’autostima e l’immagine di noi stessi. Inoltre migliora la nostra capacità di raggiungere i nostri obiettivi. E’ quindi un tema fondamentale per la qualità della nostra vita.

Abbiamo già affrontato il tema della produttività personale, presentando il modello GTD, Getting Things Done, ideato da David Allen.

Il contributo di David Allen (GTD)

Questa costante, improduttiva preoccupazione per le cose che dobbiamo fare è il più grande consumatore di tempo e di energia (Kerry Gleeson)

Buona parte dello stress che le persone provano non deriva dall’avere troppo da fare. Deriva dal non completare ciò che hanno iniziato (David Allen)

Questo modello, pur essendo molto efficace e partendo da premesse valide, risulta complesso e un po’ macchinoso.

Il punto di vista di David Allen, sintetizzando, è che abbiamo spesso la mente impegnata in mille questioni  diverse, ed è inutile pensare e ripensare alla stessa cosa molte volte quando non si fanno progressi concreti.

Si pensa in continuazione ad una cosa da fare quando:

Temere che un certo lavoro sia troppo impegnativo o difficile ce ne fa ritardare l’avvio. Questa è la brutta china sulla quale ci porta la procrastinazione: troviamo un modo per distrarci dall’incarico che aspetta di essere portato a termine o, in alternativa, ne iniziamo un altro più facile, con una priorità più bassa, per avere la sensazione di essere comunque produttivi.

Sulla base di questi presupposti, viene proposto questo processo, che potete comunque trovare nel post linkato sopra.


sono le liste da usare, secondo questo modello. Come si vede, si tratta di otto liste diverse, che possono complicare la vita anziché semplificarla.

Per questo esporremo il lavoro di Leo Babauta, che ha ideato un modello derivato dal GTD, che ha chiamato ZTD, Zen To Done. Il riferimento allo Zen sottolinea la passione dell’autore per la semplicità e il minimalismo. Nel suo lavoro ha integrato anche parte del contributo di Stephen Covey, che è stato uno dei primi ad occuparsi di gestione del tempo.

Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose: Il metodo GTD – Getting Things Done® – che ha cambiato la vita e il modo di lavorare di milioni di persone in tutto il mondo
I sette pilastri del successo
Zen To Done (ZenHabits Guide)

Il contributo di Stephen Covey – importanza e urgenza

Stephen Covey, nel suo lavoro dedica molta attenzione:

Stephen Covey paragona le nostre giornate a dei secchi vuoti da riempire con delle pietre. Ogni pietra è diversa da un’altra in dimensione. Immaginiamo che a dimensioni più grandi corrispondano obbiettivi più importanti.

Se riempiamo i secchi con sassolini e sabbia non ci sarà spazio per le questioni che veramente contano, al contrario se nel secchio mettiamo le rocce più grandi prima, i sassolini e la sabbia potranno riempire lo spazio del secchio vuoto. Gli obiettivi più importanti sono le Big Rocks, i sassi sono i M.I.T. (Most Important Task).

Ad essi si aggiunge la sabbia, da intendersi come le azioni succhia tempo (come i social-network ad esempio). Spesso nella vita quotidiana commettiamo l’errore di anteporre la sabbia, riempiamo le nostre giornate e non concludiamo nulla.

La matrice importanza urgenza viene tradizionalmente attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50. Covey la adopera per suddividere idealmente il nostro tempo nei quattro quadranti.

La maggior parte delle persone pensa di trascorrere il proprio tempo di lavoro (può essere applicata anche alla gestione del tempo fuori dal lavoro) nel 1 quadrante. In realtà, ad un’analisi più attenta la maggior parte di noi trascorre gran parte del proprio tempo nei quadranti 1 e 3, sospinti dall’urgenza.

Ma concentrarsi solo su questi quadranti li fa ingrandire sempre più: in questo modo siamo sempre inseguiti dalle cose da fare. E’ il quadrante 2 il cuore di un efficace gestione personale.

La strada da seguire è sottrarre tempo ai quadranti 1 e 3 per impiegarlo del quadrante 2, occupandosi di attività quali preparazione, pianificazione, manutenzione… delle cose importanti prima che diventino urgenti.

Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo intento a segare un tronco con grande fatica. Curioso di scoprire come mai fare a pezzi una pianta caduta costasse tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po’ ad osservare, poi disse: “Potrò sbagliare, ma mi sembra che la tua sega tagli poco. Che ne diresti di appuntirle i denti?”  Il boscaiolo, tra un respiro affannoso e l’altro, rispose brusco: “Non ho tempo, devo finire di segare questi tronchi entro stasera!”.

Vi trovate di fronte ad un compito difficile o che richiede molto tempo? Iniziate a lavorarci prima del solito, così i processi inconsci di perseguimento dell’obiettivo vi aiuteranno in modo spontaneo a risolvere il problema, troveranno soluzioni creative e fuori dagli schemi, vi indicheranno informazioni rilevanti e utili e lavoreranno al problema nei vostri momenti di pausa mentale  (John Bargh  A tua insaputa. La mente inconscia che guida le nostre azioni) 



Leo Babauta parte dal lavoro di Covey e Allen. In particolare, si dedica a semplificare e a rendere più efficace il metodo GTD  di David Allen. Il suo modello ZTD (Zen To Done) si focalizza sui cambiamenti di abitudini necessari per GTD, ma in un modo più pratico, e si concentra sul fare, sul semplificare e sull’aggiunta di una struttura molto semplice.

Per rendere più efficace il modello, identifica alcune debolezze del modello GTD che vuole correggere:

Il modello ZTD: essere più produttivi per una migliore qualità della vita

Secondo il modello Zen To Do per essere più efficienti ed efficaci nella gestione della nostra giornata dobbiamo acquisire 10 abitudini:

  1. Raccogliere
  2. Elaborare
  3. Pianificare
  4. Agire
  5. Sistema semplice e affidabile
  6. Organizzare
  7. Verificare
  8. Semplificare
  9. Routine
  10. Metterci passione

Queste 10 abitudini non possono essere acquisite tutte in una volta. Il tempo adeguato per far propria un’abitudine è di circa un mese; dopo aver acquisito un’abitudine si può passare ad un’altra.

Acquisire tutto il modello ZTD non è quindi qualcosa di semplice e veloce, e richiede impegno. Ne vale la pena, perchè gli effetti di questo impegno migliorano:

Approfondimento: Come modificare le proprie abitudini

Vediamo ora le 10 abitudini, una per volta.

Abitudine 1: Raccogliere

Quante volte ci vengono in mente buone idee e ce ne dimentichiamo? Occorre avere un luogo in cui raccogliere tutto quello che ci arriva (idee, informazioni, mail…) scrivendo immediatamente le cose, anziché affidarci alla memoria. Porta sempre con te sempre qualcosa su cui prendere appunti e aumenterai drasticamente la tua produttività . Digitale o cartaceo, come ti trovi meglio. Appena arrivato a casa o al lavoro, svuota immediatamente tutte le informazioni, senza procrastinare.

Abitudine 2: Elaborare

Questa abitudine è applicabile in molti ambiti della vita.

In primo luogo, è decisivo ridurre al minimo indispensabile i luoghi dove conservi le informazioni in arrivo. In quanti posti della casa o dell’ufficio raccogli il materiale in arrivo? Fai in modo di averne solo uno. Riduci al minimo le caselle della posta elettronica.

Una volta raccolte tutte le informazioni che hai ricevuto, devi elaborarle.

In sintesi: esamina la prima informazione

Alla fine del processo, non deve rimanere nessuna informazione non elaborata.

Abitudine 3: Pianificare

Pianificare obiettivi a breve, medio e lungo termine. Questa abitudine è utile per decidere quello che è importante e che vuoi realizzare, anziché reagire a quello che ti capita, e di essere in balia di bisogni, desideri e priorità altrui.

 

Abitudine 4: Agire

Abitudine 5: Sistema semplice e affidabile

Archivia immediatamente le informazioni in ingresso e mantieni libere le superfici orizzontali.
Utilizza liste semplici, da controllare spesso. Potresti, ad esempio, utilizzare queste liste:

Organizzati con:

Abitudine 6: Organizzare

Metti le cose dove devono andare, subito, anziché lasciarle accumulare per occupartene in seguito.
Spesso compriamo delle cose utili, ma non le utilizziamo semplicemente perché non sono a portata di mano. Lo stesso succede per molte informazioni di cui veniamo in possesso. Mentre stai facendo ordine, se ti  capita qualcosa  che  non  sai  dove  metterla,  fermati  e  pensa  al  luogo  dove potrebbe effettivamente servirti.

Elimina il superfluo. Se ti  rendi conto che quella candela profumata non è necessaria mettila in una scatola… meno roba c’è in giro meno confusione ci sarà.
Evita di sovraccaricarti. Quando introduci qualcosa nel tuo ambiente, gettane via due simili.

Abitudine 7: Verificare

Abitudine 8: Semplificare

Produttività non vuol dire fare mille cose, ma fare solo quelle che concretamente servono. Se hai una lista delle cose da fare davanti  a te puoi  rendertene benissimo conto. Quante di quelle cose da fare sono davvero importanti? Quante possono essere depennate?

A volte un compito invecchia e può essere cancellato. Qualche compito potrà forse essere delegato.
Le tue to-do-list non possono e non devono contenere milioni di cose. Fa una cernita immediata: taglia e poi taglia ancora. Poniti la domanda: quali sono davvero le azioni utili in questa settima? Falle!

Abitudine 9: Routine

La routine è pericolosa: può impoverire la vita. Può però rivelarsi utile per migliorare la produttività.

Una routine mattutina (per esempio) potrebbe includere:

Abitudine 10: Metterci passione

Appassionatevi al vostro  lavoro  e se  vi  piace  perché lo avete  scelto ritenetevi fortunati, ma se non era proprio quello che desideravate fatene comunque tesoro, appassionatevi delle azioni che portate a compimento, poiché la maturazione nel lavoro vi porterà una crescita economica e  personale.
Proponetevi in atteggiamento  positivo e costruttivo ricordando che:

Zen To Done: versione semplificata

Le 10 abitudini non sono necessariamente da adottare tutte. Sono abitudini utili, ma potresti sceglierne anche solo 5, per esempio. Usa le abitudini che ti aiutano maggiormente e che si integrano meglio con il tuo stile di lavoro e di vita.

Se per qualcuno, nonostante questo, anche lo Zen To Done risultasse troppo complicato, ne esiste anche una versione minimalista. Si può cominciare con questa, che si compone di sole quattro abitudini: raccogliere, elaborare, pianificare e fare. Usa inoltre solo due strumenti: un notes e una penna (o uno smartphone).

  1. Raccogli: Porta sempre con te un notes e appunta ogni compito, idea, progetto o informazione che ti viene in mente. Estraila dalla mente e trasferiscila su carta o su smartphone, in modo da non dimenticarla
  2. Elabora: decidi rapidamente che cosa fare di quello che ti arriva, non rimandare. Elabora quello che ti arriva (email, posta, messaggi telefonici, computer) almeno una volta al giorno o più spesso, se necessario
  3. Pianifica: stabilisci i CPI (Compiti Più Importanti) di ogni settimana e giornata. Occupati dei CPI per prima cosa nella giornata in modo da liberartene e assicurarti di svolgerli
  4. Agisci: concentrati su un compito per volta, senza distrazioni. Elimina ogni fonte di distrazione e concentrati sul compito il più a lungo possibile. Non cercare di fare molte cose contemporaneamente.

Da leggere:
La motivazione nel lavoro


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