Migliorare la produttività

La gestione del tempo, e la produttività che ne deriva, migliora l’autostima e l’immagine di noi stessi. Inoltre migliora la nostra capacità di raggiungere i nostri obiettivi. E’ quindi un tema fondamentale per la qualità della nostra vita.

Vi è mai capitato di pensare di avere troppe cose da fare, e che il tempo sia troppo poco per fare tutto? Avete  la sensazione di avere sempre le cose in sospeso, che gli impegni presi, con voi stessi e con gli altri, siano gestiti in modo inadeguato e approssimativo?

Se è così, questo post potrà esservi utile.

Abbiamo già affrontato il tema della produttività personale, presentando il modello GTD, Getting Things Done, ideato da David Allen.

Il contributo di David Allen (GTD)

Questa costante, improduttiva preoccupazione per le cose che dobbiamo fare è il più grande consumatore di tempo e di energia (Kerry Gleeson)

Buona parte dello stress che le persone provano non deriva dall’avere troppo da fare. Deriva dal non completare ciò che hanno iniziato (David Allen)

Questo modello, pur essendo molto efficace e partendo da premesse valide, risulta complesso e un po’ macchinoso.

Il punto di vista di David Allen, sintetizzando, è che abbiamo spesso la mente impegnata in mille questioni  diverse, ed è inutile pensare e ripensare alla stessa cosa molte volte quando non si fanno progressi concreti.

Si pensa in continuazione ad una cosa da fare quando:

• Non è stato definito con precisione ciò che si vuole ottenere
• Non è stato deciso quale sarà il prossimo passo concreto da compiere
• Non è stato inserito un promemoria riguardo all’obiettivo e alle azioni da compiere in un sistema affidabile

Sulla base di questi presupposti, viene proposto questo processo, che potete comunque trovare nel post linkato sopra.

sono le liste da usare, secondo questo modello. Come si vede, si tratta di otto liste diverse, che possono complicare la vita anziché semplificarla.

Per questo esporremo il lavoro di Leo Babauta, che ha ideato un modello derivato dal GTD, che ha chiamato ZTD, Zen To Done. Il riferimento allo Zen sottolinea la passione dell’autore per la semplicità e il minimalismo. Nel suo lavoro ha integrato anche parte del contributo di Stephen Covey, che è stato uno dei primi ad occuparsi di gestione del tempo.

Il contributo di Stephen Covey – importanza e urgenza

Stephen Covey, nel suo lavoro dedica molta attenzione:

• al concetto di «priorità», attraverso la matrice “urgenza-importanza” 
• ai propri obiettivi a medio e lungo termine, non solo a quelli immediati
• all’armonizzazione degli obiettivi dei diversi ruoli che ricopriamo (nel lavoro e nella vita in genere) per una migliore qualità della vita

Stephen Covey paragona le nostre giornate a dei secchi vuoti da riempire con delle pietre. Ogni pietra è diversa da un’altra in dimensione. Immaginiamo che a dimensioni più grandi corrispondano obbiettivi più importanti.

Se riempiamo i secchi con sassolini e sabbia non ci sarà spazio per le questioni che veramente contano, al contrario se nel secchio mettiamo le rocce più grandi prima, i sassolini e la sabbia potranno riempire lo spazio del secchio vuoto. Gli obiettivi più importanti sono le Big Rocks, i sassi sono i M.I.T. (Most Important Task).

Ad essi si aggiunge la sabbia, da intendersi come le azioni succhia tempo (come i social-network ad esempio). Spesso nella vita quotidiana commettiamo l’errore di anteporre la sabbia, riempiamo le nostre giornate e non concludiamo nulla.

La matrice importanza urgenza viene tradizionalmente attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50. Covey la adopera per suddividere idealmente il nostro tempo nei quattro quadranti.

La maggior parte delle persone pensa di trascorrere il proprio tempo di lavoro (può essere applicata anche alla gestione del tempo fuori dal lavoro) nel 1 quadrante. In realtà, ad un’analisi più attenta la maggior parte di noi trascorre gran parte del proprio tempo nei quadranti 1 e 3, sospinti dall’urgenza.

Ma concentrarsi solo su questi quadranti li fa ingrandire sempre più: in questo modo siamo sempre inseguiti dalle cose da fare. E’ il quadrante 2 il cuore di un efficace gestione personale.

La strada da seguire è sottrarre tempo ai quadranti 1 e 3 per impiegarlo del quadrante 2, occupandosi di attività quali preparazione, pianificazione, manutenzione… delle cose importanti prima che diventino urgenti.

Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo intento a segare un tronco con grande fatica. Curioso di scoprire come mai fare a pezzi una pianta caduta costasse tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po’ ad osservare, poi disse: “Potrò sbagliare, ma mi sembra che la tua sega tagli poco. Che ne diresti di appuntirle i denti?”  Il boscaiolo, tra un respiro affannoso e l’altro, rispose brusco: “Non ho tempo, devo finire di segare questi tronchi entro stasera!”.

Vi trovate di fronte ad un compito difficile o che richiede molto tempo? Iniziate a lavorarci prima del solito, così i processi inconsci di perseguimento dell’obiettivo vi aiuteranno in modo spontaneo a risolvere il problema, troveranno soluzioni creative e fuori dagli schemi, vi indicheranno informazioni rilevanti e utili e lavoreranno al problema nei vostri momenti di pausa mentale  (John Bargh  A tua insaputa. La mente inconscia che guida le nostre azioni) 

Leo Babauta parte dal lavoro di Covey e Allen. In particolare, si dedica a semplificare e a rendere più efficace il metodo GTD  di David Allen. Il suo modello ZTD (Zen To Done) si focalizza sui cambiamenti di abitudini necessari per GTD, ma in un modo più pratico, e si concentra sul fare, sul semplificare e sull’aggiunta di una struttura molto semplice.

Per rendere più efficace il modello, identifica alcune debolezze del modello GTD che vuole correggere:

• adottare il modello GTD implica molti  cambiamenti di abitudini affrontati tutti allo stesso tempo. E questo modo di fare non è molto efficace:concentrarsi su un’abitudine per volta funziona meglio e garantisce un maggior successo.
• il GTD  si concentra maggiormente sugli stadi della raccolta ed elaborazione che su quello del fare effettivo
• il GTD non individua priorità. Ma se cerchiamo di fare tutto quello che mettiamo nelle liste, finiamo con l’essere sopraffatti
• il GDT menziona solo di sfuggita gli obiettivi: è un modello con un approccio bottom-up. ZTD si focalizza maggiormente sugli obiettivi mediante l’attività di verifica annuale, mensile e settimanale. Combina quindi l’approccio bottom-up di GTD con quello top-down di  Stephen Covey.

Il modello ZTD: essere più produttivi per una migliore qualità della vita

Secondo il modello Zen To Do per essere più efficienti ed efficaci nella gestione della nostra giornata dobbiamo acquisire 10 abitudini:

1. Raccogliere
2. Elaborare
3. Pianificare
4. Agire
5. Sistema semplice e affidabile
6. Organizzare
7. Verificare
8. Semplificare
9. Routine
10. Metterci passione

Queste 10 abitudini non possono essere acquisite tutte in una volta. Il tempo adeguato per far propria un’abitudine è di circa un mese; dopo aver acquisito un’abitudine si può passare ad un’altra.

Acquisire tutto il modello ZTD non è quindi qualcosa di semplice e veloce, e richiede impegno. Ne vale la pena, perchè gli effetti di questo impegno migliorano:

• la soddisfazione di sè
• un senso di libertà
• in definitiva, la qualità della vita

Approfondimento: Come modificare le proprie abitudini

Vediamo ora le 10 abitudini, una per volta.

Abitudine 1: Raccogliere

Quante volte ci vengono in mente buone idee e ce ne dimentichiamo? Occorre avere un luogo in cui raccogliere tutto quello che ci arriva (idee, informazioni, mail…) scrivendo immediatamente le cose, anziché affidarci alla memoria. Porta sempre con te sempre qualcosa su cui prendere appunti e aumenterai drasticamente la tua produttività . Digitale o cartaceo, come ti trovi meglio. Appena arrivato a casa o al lavoro, svuota immediatamente tutte le informazioni, senza procrastinare.

Abitudine 2: Elaborare

Questa abitudine è applicabile in molti ambiti della vita.

In primo luogo, è decisivo ridurre al minimo indispensabile i luoghi dove conservi le informazioni in arrivo. In quanti posti della casa o dell’ufficio raccogli il materiale in arrivo? Fai in modo di averne solo uno. Riduci al minimo le caselle della posta elettronica.

Una volta raccolte tutte le informazioni che hai ricevuto, devi elaborarle.

In sintesi: esamina la prima informazione

Alla fine del processo, non deve rimanere nessuna informazione non elaborata.

Abitudine 3: Pianificare

Pianificare obiettivi a breve, medio e lungo termine. Questa abitudine è utile per decidere quello che è importante e che vuoi realizzare, anziché reagire a quello che ti capita, e di essere in balia di bisogni, desideri e priorità altrui.

• Stabilisci i tre Compiti Più Importanti (CPI) per la settimana e i tre CPI per il giorno.
• Ogni settimana elenca le Big Rocks che vuoi realizzare in quella settimana, e mettile al primo posto nella tua agenda.
• Ogni giorno crea una lista di 1-3 CPI (di fatto le Big Rocks della giornata) e accertati di portarli a termine.
• Occupati dei CPI come prima cosa della giornata, in modo da liberartene e assicurarti che vengano effettivamente svolti.

Abitudine 4: Agire

• Divieto assoluto di multitasking
• Scegli quello che dovrai fare: possibilmente un CPI
• Datti un tempo per farlo. Puoi usare il timer del tuo cellulare
• Elimina le distrazioni: se puoi scollegati da internet, stacca la spina da tutto quello che ti distrae e semplicemente svolgi il tuo compito.
• Resta concentrato, aiutati con una respirazione profonda all’inizio del lavoro.

Abitudine 5: Sistema semplice e affidabile

Archivia immediatamente le informazioni in ingresso e mantieni libere le superfici orizzontali.
Utilizza liste semplici, da controllare spesso. Potresti, ad esempio, utilizzare queste liste:

• lavoro
• personale
• commissioni
• in attesa
• prima o poi / forse

Organizzati con:

• qualche applicazione on line
• semplici applicazioni TO DO LIST
• Agenda, tipo Moleskine
• Hipster PDA, che è un semplice fascio di schede con una clip

Abitudine 6: Organizzare

Metti le cose dove devono andare, subito, anziché lasciarle accumulare per occupartene in seguito.
Spesso compriamo delle cose utili, ma non le utilizziamo semplicemente perché non sono a portata di mano.Lo stesso succede per molte informazioni di cui veniamo in possesso. Mentre stai facendo ordine, se ti  capita qualcosa  che  non  sai  dove  metterla,  fermati  e  pensa  al  luogo  dove potrebbe effettivamente servirti.

Elimina il superfluo. Se ti  rendi conto che quella candela profumata non è necessaria mettila in una scatola… meno roba c’è in giro meno confusione ci sarà.
Evita di sovraccaricarti. Quando introduci qualcosa nel tuo ambiente, gettane via due simili.

• Crea un tuo  sistema
• Pensa che tutto ha un suo posto
• Usa sistemi di archiviazione semplici
• Metti a posto le cose subito, non procrastinare
• Non mettere via le cose meccanicamente: pensaci  mentre compi l’azione
• Revisiona il tuo metodo di archiviazione

Abitudine 7: Verificare

• La verifica settimanale di ZTD richiede una revisione rapida del sistema (rivedere liste e cose da fare) e una più approfondita degli obiettivi.
• Durante la verifica settimanale,  rispolvera gli obiettivi annuali, valuta i progressi fatti nel corso dell’ultima settimana e decidi quali ulteriori passi compiere nel corso di quella successiva per farli avanzare.
• Una volta al mese dedica un po’ di tempo extra per una verifica mensile degli obiettivi e una volta all’anno fai una verifica degli obiettivi dell’anno e di quelli della tua vita.

Abitudine 8: Semplificare

Produttività non vuol dire fare mille cose, ma fare solo quelle che concretamente servono. Se hai una lista delle cose da fare davanti  a te puoi  rendertene benissimo conto. Quante di quelle cose da fare sono davvero importanti? Quante possono essere depennate?

A volte un compito invecchia e può essere cancellato. Qualche compito potrà forse essere delegato.
Le tue to-do-list non possono e non devono contenere milioni di cose. Fa una cernita immediata: taglia e poi taglia ancora. Poniti la domanda: quali sono davvero le azioni utili in questa settima? Falle!

• Non prendere impegni che  già a priori sai che non potrai portare a termine per mancanza di tempo
• Impara a dire no, ti porterà tantissimi benefici nel futuro
• Sincerità con te stesso, se non puoi non importi di farlo
• Realismo, datti obbiettivi perseguibili e la tua autostima migliorerà
• Impara a delegare

Abitudine 9: Routine

La routine è pericolosa: può impoverire la vita. Può però rivelarsi utile per migliorare la produttività.

Una routine mattutina (per esempio) potrebbe includere:

• guardare l’agenda
• rileggere le liste per i diversi contesti
• stabilire i CPI (Compiti Più Importanti della giornata)
• fare un po’ di esercizio fisico
• smaltire l’email e la posta
• fare il primo CPI della giornata.

Abitudine 10: Metterci passione

Appassionatevi al vostro  lavoro  e se  vi  piace  perché lo avete  scelto ritenetevi fortunati, ma se non era proprio quello che desideravate fatene comunque tesoro, appassionatevi delle azioni che portate a compimento, poiché la maturazione nel lavoro vi porterà una crescita economica e  personale.
Proponetevi in atteggiamento  positivo e costruttivo ricordando che:

• il  lavoro è espressione della  cultura  e  della  conoscenza
• nessun  lavoro  è inferiore ad un altro se fatto con amore e passione

Zen To Done: versione semplificata

Le 10 abitudini non sono necessariamente da adottare tutte. Sono abitudini utili, ma potresti sceglierne anche solo 5, per esempio. Usa le abitudini che ti aiutano maggiormente e che si integrano meglio con il tuo stile di lavoro e di vita.

Se per qualcuno, nonostante questo, anche lo Zen To Done risultasse troppo complicato, ne esiste anche una versione minimalista. Si può cominciare con questa, che si compone di sole quattro abitudini: raccogliere, elaborare, pianificare e fare. Usa inoltre solo due strumenti: un notes e una penna (o uno smartphone).

1. Raccogli: Porta sempre con te un notes e appunta ogni compito, idea, progetto o informazione che ti viene in mente. Estraila dalla mente e trasferiscila su carta o su smartphone, in modo da non dimenticarla
2. Elabora: decidi rapidamente che cosa fare di quello che ti arriva, non rimandare. Elabora quello che ti arriva (email, posta, messaggi telefonici, computer) almeno una volta al giorno o più spesso, se necessario
3. Pianifica: stabilisci i CPI (Compiti Più Importanti) di ogni settimana e giornata. Occupati dei CPI per prima cosa nella giornata in modo da liberartene e assicurarti di svolgerli
4. Agisci: concentrati su un compito per volta, senza distrazioni. Elimina ogni fonte di distrazione e concentrati sul compito il più a lungo possibile. Non cercare di fare molte cose contemporaneamente.

Da leggere:
La motivazione nel lavoro